- Die Zeit im Griff
6 Praxistipps zum richtigen Umgang mit der Zeit
Das zeitsparendste Wort ist das „NEIN“ – benutzen Sie es oft und konsequent
So gut wie alle Fach- und Führungskräfte im Einkauf haben zu wenig davon. ZEIT! Sie auch? Druck, Hektik, Hetze und Stress nehmen spürbar zu. Sie können das überall beobachten. Die Folge: Schritt für Schritt nimmt die Effizienz und Produktivität im Einkauf ab.
Um dies zu verhindern arbeiten manche länger und härter. Andere probieren den x-ten Zeitspartrick aus und wundern sich später oft, dass er nicht die erhoffte Entlastung bringt.
Hier 5 praxiserprobte Tipps zum Zeitmanagement im Einkauf:
1. Das 50 %-Gesetz: Verplanen Sie grundsätzlich nur maximal 50 % eines Tages. Tun Sie es nicht, kann schon ein unvorhergesehenes Ereignis Ihren gesamten Tageszeitplan durcheinander würfeln. Wichtig: Die 50 %-Regel gilt auch für Ihre Wochen- und Monatspläne.
2. In Ruhe planen mit System: Machen Sie am Ende jedes Arbeitstages einen schriftlichen Plan für den nächsten Arbeitstag. Nehmen Sie sich unbedingt die Zeit dafür. Das ist auch der richtige Moment, um den gerade auslaufenden Arbeitstag zu bewerten. Praxistipp: Fragen Sie sich, ob der Tag im Sinne Ihrer Ziele verlaufen ist. Schreiben Sie auf, was Sie erledigen wollen und welche Termine Sie am nächsten Tag haben. Der häufigste Fehler der hier gemacht wird: Es werden zu viele Aufgaben aufgeschrieben.
3. Der ständige Kampf zwischen „wichtig“ und „dringlich“: Definieren Sie Ihre A-Aufgaben. Ohne klare Prioritäten arbeiten Sie ziellos. A-Aufgaben sind all die Aufgaben, die Sie als Einkäufer weiterbringen. Idealerweise sind die A-Aufgaben auch Ihre Lieblingsaufgaben. Ihre B-Aufgaben sind weniger wichtig und kommen erst nach Erledigung der A-Aufgaben dran. Aufgaben, die Sie weder in A noch in B unterbringen können, besitzen die Priorität C und wandern in den meisten Fällen am besten gleich in den Papierkorb.
Beachten Sie: Machen Sie sich ausführlich Gedanken über die Kriterien „wichtig“ und „dringend“. Nicht alle Aufgaben, die dringend sind, sind auch gleichzeitig wichtig.
4. Das Schönste zuerst: Beginnen Sie immer mit einer A-Arbeit, die Ihnen besonders viel Spaß macht. So starten Sie immer mit einem Erfolgserlebnis und positiven Gefühlen in den Arbeitstag.
5. Selbstschutz ist richtig und wichtig: Lernen Sie, freundlich und bestimmt „Nein“ zu sagen – auch dem Chef gegenüber. Dies gilt besonders für Aufgaben, die gar nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen. Lassen Sie sich nicht von anderen aus der Firma – egal von wem – als „Aufgabenabladestelle“ missbrauchen. Sie sitzen sonst noch am Schreibtisch, während viele andere schon weg sind. Wer nicht Nein-sagen kann „ertrinkt“ in Arbeit und hat oft zusätzlich Aufgaben auf dem Tisch liegen, die nicht sehr spannend sind. Viele Einkäufer müssen lernen auch gegenüber sich selbst „Nein“ zu sagen.
6. Delegieren Sie: Führungskräfte dürfen nicht alles selber machen. Achten Sie aber darauf was Sie an wen delegieren. Vergessen Sie dabei nie, nicht nur die Arbeit, sondern auch die Entscheidungsfreiheit zum Lösen der Aufgabe mitzudelegieren.
Wichtig: Arbeitstechnik und Zielplanung hat sehr viel mit Ihrer Persönlichkeit und Ihren individuellen Zielen zu tun. Kennen Sie Ihre Ziele?