Tipp-Nr. 3: Einkaufsinitiativen starten

Antwort:

Mit offensiven Einkaufsinitiativen und -aktionen stellen Sie die Weichen für überdurchschnittliche Einkaufserfolge. „Offensive“ ist ein militärischer Begriff. Die Definition im Duden lautet: „planmäßig vorbereiteter Angriff einer Heeresgruppe“. Im Fußball ist die Offensive eine auf Angriff (stürmen) ausgelegte Spielweise. Betrachten wir es im Einkauf von der sportlichen Seite: Sie brauchen ein offensiv aufgestelltes Einkaufsteam.

Wichtig: Aktion bringt mehr Erfolge als Reaktion.

Es ist klar, dass Einkaufsaktionen, wenn sie gelingen sollen, gut vorbereitet sein müssen. Es ist aber auch klar, dass nur tatsächlich umgesetzte Einkaufsaktionen Erfolge bringen. Der Mensch neigt dazu, sich mehr vorzunehmen, als er dann tatsächlich auch umsetzt. Vorbereitung ist demnach wichtig aber nie das Wichtigste. Die zweite Phase, das Realisieren (das Handeln) bringt die Einkaufserfolge.

Der Aktionskalender für den Einkauf

Spitzenergebnisse im Einkauf sind weder Glück noch Zufall. Offensiv agierende Einkaufsabteilungen besitzen einen detaillierten Fahrplan zum Einkaufserfolg – der Aktionskalender. Der Aktionskalender zeigt, durch welche Maßnahmen die Einkaufsziele der Firma schrittweise erreicht werden sollen. Beispiel: Aus dem Unternehmensziel „Kostensenkung“ leitet sich das Einkaufsziel „Einkaufskosten senken“ ab. „Es werden keine Preiserhöhungen akzeptiert“, ist eine weitere Präzisierung des Einkaufsziels oder „Die Einkaufspreise müssen reduziert werden“, ist ein weiteres konkretes Ziel.

Wichtig: Das Erstellen des Aktionskalenders zwingt dazu, über Maßnahmen nachzudenken, die dafür sorgen, dass im Sinne der unternehmensspezifischen Einkaufsziele gearbeitet wird.

Der Fahrplan zum Erfolg

Der Aktionskalender ist ein konkreter Arbeitsleitfaden für alle Einkaufsmitarbeiter in der Abteilung. Es ist sinnvoll, dass die Einkaufsleitung die geplanten Aktionen nicht einfach verordnet, sondern das gesamte Einkaufsteam in die Aktionsplanung mit einbezieht. Bei dieser Gelegenheit kann allen Mitarbeitern im Einkauf auch noch einmal der Sinn und Zweck von Einkaufsaktionen für den Unternehmenserfolg erläutert werden. Dies ist ganz besonders wichtig, wenn es bisher noch keine systematischen Einkaufsinitiativen gab.

Damit die Aktion „Einkaufsoffensive 2024“ erfolgreich verläuft, müssen Sie die folgenden 7 Spielregeln einhalten:

1. Erstellen Sie den Aktionskalender immer schriftlich.
2. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Wenn sich im Laufe des Jahres herausstellt, dass noch Luft für eine weitere Aktion besteht, dann nehmen Sie einfach eine neue Aktion hinzu. Es sieht einfach nicht gut aus, wenn von beispielsweise 10 geplanten Einkaufsaktionen nur 5 realisiert wurden.
3. Setzen Sie klare Prioritäten. Entscheiden Sie, welche 3 Einkaufsaktionen am wichtigsten sind.
4. Definieren Sie überschaubare Einkaufsaktionen. Nicht so: Suche nach neuen Lieferanten per KI-Dienstleister. Sondern so: Suche nach Alternativen für die bisherigen Lieferanten XY GmbH und ABC-GmbH per KI-Dienstleister.
5. Nutzen Sie die Ergebnisse der Einkaufsaktionen. Erfolg motiviert! Nutzen Sie dieses gute Gefühl Ihrer Mitarbeiter für Einkaufsinitiativen erfolgreich vorbereiten und durchführen neue Einkaufsaktionen. Noch stärker gefragt sind Sie bei Rückschlägen. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern „Ausdauer“ und „Biss“ weiterzuentwickeln.
6. Nutzen Sie den Aktions-Kalender zur Präsentation gegenüber der Geschäftsleitung und anderen Abteilungen.
7. Zeigen Sie keine Scheu, die Ergebnisse von Einkaufsaktionen intern zu präsentieren.

Wichtig: Der Aktions-Kalender ist ein Hilfsmittel, die oft abstrakten Einkaufsziele zur konkreten Umsetzung in der Praxis vorzubereiten. Planung ist dabei wichtig, aber nur das Umsetzen sorgt für Einkaufserfolge!

Autor: Jens Holtmann