Die erste Verhandlung im Einkauf

War das bei Ihnen auch so? Die meisten Fachkräfte im Einkauf haben sich das Verhandeln mühsam selbst beigebracht. Durch Versuch und Irrtum sowie das Abschauen bei betriebsinternen „Mentoren“, wie Kollegen und Vorgesetzte. Das ist der harte Weg, diese alltägliche und doch sehr spezielle Kommunikations-Disziplin zu erlernen. Tatsache ist: Die Verkäufer trainieren das Verhandeln häufiger pro Jahr als der Einkauf - das belegen sämtliche Weiterbildungs-Studien der letzten Zeit dazu.  Aber was noch viel schlimmer ist: Die meistens Verkäufer durchschauen die üblichen Manöver, der Einkaufsseite in Einkaufsverhandlungen, wie zum Beispiel "den Wettbewerb ins Spiel bringen". Und die Verkäufer sind zusätzlich bestens auf diese "Standards" der Kunden vorbereitet: sogenannte Wordsheets helfen beispielsweise die passende Formulierung parat zu haben und es kann auf das eingeübte Verhaltensweisen zurückgegriffen werden, wenn der Kunde "zu teuer" ruft.

Bessere Verhandlungen im Einkauf: Vermeiden Sie solche Steilvorlagen an den Verkäufer

Und das ist noch längst nicht alles: fast jeder Verkäufer besitzt ein klares Verhandlungskonzept. Diesen Plan Ihres Gegenübers müssen Sie durchkreuzen. Wie? Übernehmen Sie von Anfang an „das Zepter der Gesprächsführung“ und behalten Sie es bis zum Verhandlungsschluss. Deswegen müssen Sie Ihr eigenes Verhandlungskonzept entfalten. Das tausendfach erprobte Verhandlungskonzept der Einkäufer-Akademie besteht aus 3 Stufen:

1. Die Verhandlungsvorbereitung. Es gibt hier 5 Pflichtfragen, die selbst im hektischen Alltag vor jeder Einkaufsverhandlung beantwortet werden können.
2. Das Einkaufsgespräch. Das ist die wichtigste Phase. Hier werden die Verhandlungsergebnisse erzielt und es zeigt sich, ob der der „Schlachtplan“ aus der Stufe 1 der Verhandlungsvorbereitung umgesetzt wird.
3. Die Verhandlungsauswertung. Auch hier gibt es wieder nur 5 kurze Fragen, um den Verlauf und den Ausgang der Einkaufsverhandlung zu analysieren.

Tipp 1 für bessere Verhandlungen im Einkauf: Nutzen Sie psychologische Trigger

Warum tut ein Mensch das, was er tut? Wieso reagiert ein Mensch so, wie er reagiert? Zwei zentrale Fragen aus dem Bereich der Psychologie, die auch für Sie von Bedeutung sind, indem Sie diese auf Ihre Gesprächspartner anwenden. Mit der Hilfe praktischer psychologischer Kenntnisse schaffen Sie es, sich besser in die Psyche Ihrer Verhandlungspartner hinein zu denken. Auf den Punkt gebracht geht es um Menschenkenntnis. Menschenkenntnis ist erlernbar, jedoch an einige Voraussetzungen geknüpft

1. Der regelmäßige Umgang mit anderen Menschen. Robinson Crusoe war nach 25 Jahren auf der Insel bestimmt nicht mehr der beste Menschenkenner.
2. Die Bereitschaft, sich mit der eigenen Persönlichkeit auseinander zu setzen. Nur wer sich selbst versteht, kann auch andere Menschen ein bisschen besser verstehen.
3. Die Fähigkeit, kommunikative Prozesse wahrzunehmen und zu interpretieren.

Das Verhandeln ist eine besondere Kommunikationsform

Die Überschrift „Kommunikation“ steht ganz oben über dem Thema Einkaufsverhandlungen. Erfolgreich verhandeln heißt, erfolgreich kommunizieren. Leider ist die erfolgreiche Kommunikation mit anderen Menschen kein Hauptfach in der Schule und anderen weiterführenden Ausbildungsgängen. Das bedeutet: Wer es hier zur Meisterschaft bringen will, muss sich selbst mit diesem Wissen und Know-how versorgen. In unserer Wirtschaft sorgen die Firmen dafür, dass ihre Verkäufer mit diesem wichtigen Know-how ausgestattet werden. Der moderne Einkauf tut das gleiche, nur mit umgedrehten Vorzeichen. Ergebnisse der modernen Gehirnforschung zeigen: Sie dürfen nie davon ausgehen, dass Ihr Gesprächspartner so wahrnimmt wie Sie, auch nicht, dass er so denkt oder fühlt wie Sie glauben, dass er denkt oder fühlt. Trotz dieser Tatsache oder gerade deswegen ist es wichtig, sich mit anderen Menschen und sich selbst auseinander zu setzen. Stefan Zweig hat dazu einmal treffend bemerkt: „Wer einmal sich selbst gefunden, kann nichts auf dieser Welt mehr verlieren. Und wer einmal den Menschen in sich begriffen, der begreift alle Menschen.“ Echte Verhandlungskünstler kennen sich in den folgenden 4 Dimensionen der Psychologie aus:

• Ich – Welt: Zu diesem Punkt gehören beispielsweise das eigene Weltbild, unser bisheriges Leben, Wünsche, Einstellung, Motivation, Selbstwertgefühl, etc.
• Die Welt des Anderen: Das gleiche, was uns prägt und beschäftigt, gilt natürlich auch für unseren Gesprächspartner – allerdings aus seiner persönlichen Perspektive. Wenn 2 Menschen sich treffen, prallen oft Welten aufeinander.
• Die verschiedenen Kommunikations-Ebenen: Jede Form der Kommunikation spielt sich auf der Gefühls- und Verstandesebene ab.
• Verbale und nonverbale Kommunikation: Neben dem gesprochenen Wort spielt auch die Körpersprache in Verhandlungssituationen eine wichtige Rolle. Ein Sprichwort sagt: „Wie du kommst gegangen, so wirst du auch empfangen.“

Tipp 2 für bessere Verhandlungen im Einkauf: Nutzen Sie die Macht der Worte und argumentieren Sie mit Zahlen, Daten und Fakten

Im Duden steht unter Rhetorik: „Wissenschaft von der Kunstmäßigen Gestaltung öffentlicher Reden – Redebegabung, Redekunst.“ Sie müssen keine Reden halten, sondern verhandeln, richtig! Wir wollen den Begriff hier trotzdem verwenden, ihn jedoch etwas weiter fassen. Wir definieren Rhetorik hier als die Kunst, die Sprache für das Führen von Verhandlungen gezielt einzusetzen. Das Verhandlungs-Werkzeug „Rhetorik“ besteht aus 3 Bausteinen

1. Die Fragetechnik
2. Die Argumentation
3. Der richtige Umgang mit Einwänden, Behauptungen und Gegenargumenten

Wer fragt, agiert

Die Fragetechnik ist in der Verhandlungsführung das, was im Schachspiel die Dame ist. Ähnlich verhält es sich mit der Fragetechnik in Einkaufsverhandlung. Sie können die Fragetechnik in nahezu jeder Verhandlungssituation einsetzen und dadurch viele Vorteile genießen. Kennen Sie den häufigsten Verkäuferfehler? Die Verkäufer reden zu viel. Einen guten Verkäufer erkennen Sie daran, dass er weniger redet als sein Kunde. Von Kommunikationsexperten werden oft mehr als 10 verschiedene Fragevarianten genannt. Sie brauchen im Einkauf allerdings nur 2.

Schlagkräftig argumentieren

In vielen Verhandlungen wird mehr behauptet als beweissicher argumentiert. Dies gilt für beide Seiten. Ob Sie mit Behauptungen etwas erreichen, hängt vom Wissen und Verhalten Ihres Gesprächspartners ab. Umgekehrt gilt dies genauso. Beobachten Sie doch in der nächsten Zeit einmal genau, ob Sie mehr behaupten oder argumentieren. Verhandeln Sie mit der ZDF-Methode (Zahlen, Daten, Fakten), zum Beispiel Ergebnisse der Lieferantenbewertung oder Markt- und Branchendaten. Ein Verkäufer, der Ihnen gegenüber gut argumentiert, hat sich diese Argumente immer erarbeitet. Die besten Argumente fallen nicht vom Himmel.

Einwände geschickt parieren

Wie bereits angedeutet, vertritt der Verkäufer seinen Standpunkt und wird dies mit Behauptungen oder Argumenten untermauern wollen. Sie wissen, warum sich Verkäufer wehren und sollten damit ruhig und gelassen umgehen. Die Kunst einer gekonnten Einwandbehandlung besteht darin, die geäußerten Einwände oder Gegenargumente geschickt in die Richtung der eigenen Verhandlungsziele zu kanalisieren. Tun Sie einfach so, als hätte Ihr Gesprächspartner mit seinem Einwand eine Frage aufgeworfen. Beispiel: „Das ist eine wichtige Frage, die Sie darstellen, Herr XY. Dazu fällt mir ein, ....“ Es gibt noch 2 weitere wichtige Bausteine der Verhandlungs-Rhetorik, die hier aber nicht vorgestellt werden.

Tipp 3 für bessere Verhandlungen im Einkauf: Verhandeln Sie hart, aber verzichten Sie auf die „Brechstange“

Es ist kein Widerspruch, hart zu verhandeln und sich trotzdem freundlich, fair und höflich zu verhalten.  In der Praxis treffen Sie alle Verhandlungstile an, vom „Schmusekurs“ bis zur „kreisenden Axt“. Lieferanten wie eine Zitrone auszudrücken (ein früherer Kollege von mir nannte das immer „quetschen bis Blut kommt“) mag sogar kurzfristige Erfolge bringen, aber was passiert dann in einer dauerhaften Geschäftsbeziehung? Fast jeder Verkäufer wird einen unbeliebten Kunden gegen einen angenehmeren austauschen wollen. Das ist nicht nur menschlich nachvollziehbar, sondern oft auch betriebswirtschaftlich sinnvoll.

Autor: Jens Holtmann

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