Tipp-Nr. 11: Einkaufsberichte für ein besseres Abteilungsmarketing

Antwort:

Schreiben Sie einfach monatlich einen kurzen Einkaufsbericht für die Geschäftsleitung und alle Abteilungsleiter. „Wir haben bei uns im Einkauf schon genug zu tun - für so etwas fehlt uns die Zeit.“ Das war der Originalkommentar eines Seminarteilnehmers vor einiger Zeit. Abgesehen von der Tatsache, dass „keine Zeit“ in mehr als 80 Prozent der Fälle nur eine Ausrede ist, dauert das Verfassen eines monatlichen erscheinenden einseitigen PDF-Einkaufsberichts nicht länger als 15 Minuten. Natürlich können Sie auch Stunden damit zubringen, aber es geht bei diesem praktischen Einkaufscontrolling- und Selbstmarketing-Werkzeug nicht um vollendete Formulierungen oder bestechende Grafiken, sondern um effizienten Informationsaustausch.

Klappern gehört zum Handwerk

Was in Großunternehmen vielfach Standard ist, praktizieren im Mittelstand schätzungsweise nicht einmal 10 Prozent der Einkaufsabteilungen. Dabei verwundert es, dass so mancher Einkäufer, der über einen zu geringen Stellenwert des Einkaufs im Unternehmen klagt, nichts dagegen unternimmt. Aktive Einkäufer warten nicht darauf, dass die Geschäftsführung nach Einkaufserfolgen fragt - aktive Einkäufer berichten von sich aus regelmäßig über die wichtigsten Einkaufsergebnisse und -aktivitäten. Selbstverständlich gehören auch Informationen über nicht so gut gelungene Aktionen, Lieferpannen und Verhandlungen in den Bericht. Schließlich soll es kein wirklichkeitsverzerrendes und beschönigendes „Jubelblatt“ werden.

Wichtig: Es gibt kein besseres Instrument für Einkäufer Selbstbewusstsein und Professionalität zu zeigen, als offen über seine Arbeit zu berichten.

Handeln - nicht zögern

Überlegen Sie nicht lange, fragen Sie niemanden - fangen Sie einfach an, Ihren ersten Einkaufsbericht für die Geschäftsführung und den Abteilungsleitern zu schreiben. Ich garantiere Ihnen, dass Sie noch an dem Tag eine Reaktion bekommen, an dem Sie Ihre ersten Einkaufsbericht veröffentlichen. Mit großer Wahrscheinlichkeit bekommen Sie ein positives Echo zu hören. Sollten Sie widererwarten ablehnende Aussagen erhalten nach dem Motto „Was ist das für ein Nonsens“ oder „Wozu soll das gut sein“, sind Sie mit Sicherheit im falschen Unternehmen.

Wichtig: Seien Sie vorsichtig mit vorschnellen Urteilen. Erst wenn Sie es tatsächlich ausprobiert haben, wissen Sie wirklich, wie die Geschäftsführung es aufnimmt. So mancher Einkäufer hat sich schon gewaltig mit der Prognose verschätzt, wie der Chef auf den Einkaufsbericht reagiert.

Mit diesen 3 Praxistipps zu einem kurzen, aber inhaltsreichen Einkaufsbericht:

• Schreiben Sie nicht mehr als eine DIN A4-Seite.
• Konzentrieren Sie sich auf das Wichtigste - also vornehmlich A-Lieferanten, A-Aktionen und A-Einkaufsfelder, A-Projekte, A-Problemfelder, A-Monopolisten …
• Streichen Sie weniger wichtige Inhalte oder formulieren Sie knapper, wenn der Bericht länger als 1 Seite zu werden droht.

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Autor: Jens Holtmann