Wann Sie eine Lieferanten-erklärung brauchen

Die Lieferantenerklärung ist ein wichtiges Instrument, um den Nachweis über den Ursprung einer Ware zu führen. Sie dient in der Regel als Unterlage für die Ausstellung von Präferenznachweisen (z. B. EUR.1) durch die Zollstellen, aber auch für die Abgabe von Lieferantenerklärungen des Herstellers an den EG-Kunden, der wiederum einen Präferenznachweis für den Export in die Präferenzländer benötigt (d. h. jene Länder, mit denen die EG ein entsprechendes Abkommen unterzeichnet hat).

Wichtig: Der Aussteller bescheinigt in eigener Verantwortung mit der Lieferantenerklärung den Ursprung der Ware. Dieser Umstand zwingt den Aussteller der Lieferantenerklärung zu größter Sorgfalt, da die Zollbehörden jederzeit die Richtigkeit überprüfen können – etwa durch das Auskunftsblatt INF 4, das der Aussteller im Zweifelsfall bei seiner Zollstelle beantragen muss oder durch eine nachträgliche Zollprüfung im Unternehmen. Falsch ausgestellte Lieferantenerklärungen führen nicht nur zu Regressansprüchen des Kunden, sondern auch zum Widerruf bewilligter Vereinfachungen bzw. zu Bußgeldbescheiden durch die Zollverwaltung. Die Lieferantenerklärung kann auf allen Geschäftspapieren – z.B. Rechnungen (Ausnahme: Langzeitlieferantenerklärung) – oder auf Vordrucken abgegeben werden.

Das Ausstellen der Lieferantenerklärung

Die Lieferantenerklärung ist nur gültig, wenn der Aussteller seinen Firmensitz in einem EG-Mitgliedsstaat hat. Die Ware muss in der EG oder einem der Präferenzpartner-Länder entweder vollständig erzeugt oder einer „ausreichenden Be- oder Verarbeitung“ unterzogen worden sein. Ist die Ware nicht in der EG hergestellt worden, so muss in der Lieferantenerklärung zusätzlich die Nummer des Präferenznachweises, mit der die Ware in die EG eingeführt wurde und die Zollstelle, die dieses Papier einbehalten hat, aufgeführt werden.

Tipp: Liegt der Präferenznachweis in Form einer Ursprungserklärung auf der Rechnung vor, so sollte auf der Lieferantenerklärung der Satz „die entsprechende Ursprungserklärung des Lieferers liegt vor“ vermerkt werden.

Eine Lieferantenerklärung darf nur ausgestellt werden, wenn:

1. der Hersteller der Ware sich in den Präferenzabkommen (Ursprungs-Listen) vergewissert hat, dass die Ware urspungsbegründend be- oder verarbeitet wurde (in Zweifelsfällen die zuständige Ausfuhrzollstelle oder die IHK fragen).

Wichtig: Da die Ursprungsregeln, die die Europäische Gemeinschaft mit den verschiedenen Vertragsstaaten vereinbart hat, nicht in allen Einzelheiten übereinstimmen, ist es notwendig, dass in der Lieferantenerklärung auf die Abkommen mit denjenigen Partnerstaaten hingewiesen wird, deren Ursprungsregeln erfüllt sind.

2. das Handelsunternehmen im Besitz eines gültigen Vorpapiers vom Vorlieferanten ist (Warenverkehrsbescheinigung, Ursprungserklärung auf der Rechnung oder Lieferantenerklärung).

Tipp: Das Unternehmen sollte den Ursprung nur für jene Staaten bescheinigen, deren Ursprungsregeln geprüft wurden. Die Vertragspartnerstaaten können durch die Verwendung des vollständigen Namens benannt werden, aber auch durch die Kurzbezeichnung (Hier geht es zur ISO-alpha-2-Liste)

Lieferantenerklärungen für grenzüberschreitende Warenlieferungen

Die von der Gemeinschaft unterhaltenen Präferenzregelungen sehen in einigen Fällen auch die Verwendung von Lieferantenerklärungen für grenzüberschreitende Warenlieferungen vor. Diese haben ihre Bedeutung im Hinblick auf die so genannten Kumulierungsbestimmungen. Vorgesehen sind solche Lieferantenerklärungen im Warenverkehr mit Algerien (DZ), Marokko (MA), Tunesien (TN), den AKPStaaten, den überseeischen Ländern und Gebieten (ÜLG), der Türkei (TR, für Zollunionswaren) und den Vertragsstaaten des EWR (Norwegen, Island und Liechtenstein). Nähere Auskünfte hierzu erteilt Ihnen Ihre Zolldienststelle.

Lieferantenerklärung: Vormaterial aus einem Nicht-EG-Ursprungsland

Falls präferenzberechtigtes Vormaterial aus Nicht-EG-Mitgliedsstaaten (Drittländer) in die Präferenzkalkulation einbezogen wird, hat dies direkte Auswirkungen auf die Gültigkeit des präferenziellen Ursprungs. Die Ware kann nur in dem Abkommensraum gültig sein, in dem die den Präferenzursprung begründende Be- oder Verarbeitung insgesamt stattgefunden hat.

Beispiel 1: Die Herstellung des Produkts erfolgt in der EG. Um die ausreichende Be- oder Verarbeitung für den präferenziellen Ursprung zu erreichen, wurde Vormaterial aus Südafrika in die Kalkulation einbezogen. Das gefertigte Produkt hat den präferenziellen Ursprung EG, es ist aber nur bilateral präferenzberechtigt in der EG und in Südafrika. Es dürfen folglich keine anderen Staaten auf der Lieferantenerklärung genannt sein. Eine Besonderheit stellt in diesem Zusammenhang die Paneuropäische Kumulationszone dar. Alle Teilnehmerstaaten dieser Zone habe nicht nur mit der EG, sondern auch untereinander Abkommen abgeschlossen, so dass in fast ganz Europa eine einheitliche Präferenzzone mit einheitlichen Regeln entstanden ist.

Beispiel 2: Die Herstellung des Produkts erfolgt in der EG. Um die ausreichende Be- oder Verarbeitung für den präferenziellen Ursprung zu erreichen, wurde Vormaterial aus Polen und der Schweiz einbezogen. Das gefertigte Produkt ist präferenzberechtigt in allen Teilnehmerstaaten der Paneuropäischen Kumulationszone. Da die Ursprungsregeln, die die Europäische Gemeinschaft mit den verschiedenen Vertragsstaaten vereinbart hat, nicht in allen Einzelheiten übereinstimmen, ist es notwendig, dass in der Lieferantenerklärung die Partnerstaaten genannt werden, deren Ursprungsregeln erfüllt sind. 

4 Arten von Lieferantenerklärungen

1. Einzelerklärung für Waren mit Präferenzursprung (für 1 Rechnung)
2. Langzeiterklärung für Waren mit Präferenzursprung (1 Jahr gültig – diese dürfen nicht Bezug auf eine Rechnung nehmen!)
3. Einzelerklärung für Waren ohne Präferenzursprung (bereits getätigte Arbeitsvorgänge in der EU)
4. Langzeiterklärung für Waren ohne Präferenzursprung (dito, 1 Jahr gültig)

Wichtig: 1. Im EDV-Verfahren erstellte Erklärungen brauchen nicht mehr handschriftlich unterzeichnet werden, wenn der für die Erklärung im Betrieb Verantwortliche jederzeit eindeutig feststellbar ist. 2. Langzeit-Lieferantenerklärungen werden in allen Mitgliedstaaten der EG anerkannt. 3. Lieferantenerklärungen müssen nicht von irgendeiner Dienststelle beglaubigt werden. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer Lieferantenerklärung besteht nicht, jedoch kann ihre Ausstellung eine (kauf-)vertragliche Verpflichtung darstellen. Soweit Lieferantenerklärungen abgegeben werden, hat der Aussteller insbesondere auf Folgendes zu achten: Die Ausstellung erfolgt ohne amtliche Mitwirkung. Der Aussteller trägt die Verantwortung für die Richtigkeit der abgegebenen Erklärungen gegenüber dem Empfänger und den Zollbehörden. Eine zu Unrecht ausgestellte Lieferantenerklärung kann verschiedene Konsequenzen nach sich ziehen:

1. steuerrechtlich: Ein nicht zutreffender Ursprung in einer Lieferantenerklärung kann dazu führen, dass ein ausgestellter Präferenznachweis (z.B. EUR.1) zurück genommen wird und die Ware im Einfuhrstaat nachverzollt werden muss.

2. strafrechtlich: Es kann eine Mitwirkung an einer vom Aus- oder Einführer der Waren begangenen Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit nach der Abgabenordnung (AO) vorliegen (z.B. Steuerhinterziehung nach § 370 AO).

3. zivilrechtlich: Die Eigenschaft einer Ware im Hinblick auf die Präferenzursprungsregeln der Gemeinschaft kann als zugesicherte Eigenschaft der Ware (§§ 463, 480 Abs. 2 BGB) angesehen werden. Ein dem Käufer entstandener Schaden - z.B. durch Nachverzollung der Ware im Bestimmungsland - ist zu ersetzen. Daher ist insbesondere bei der Abgabe von Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft darauf zu achten, dass ausschließlich ein solcher Ursprung bescheinigt wird, der geprüft wurde und dessen Zustandekommen auch belegbar ist. Soweit die jeweilige Ursprungseigenschaft nicht im eigenen Unternehmen begründet wurde, kann regelmäßig nur eine Lieferantenerklärung des Vorlieferers Grundlage für die eigene Lieferantenerklärung sein. Er hat den Empfänger der Waren umgehend zu unterrichten, wenn die in einer Langzeit-Lieferantenerklärung gemachten Angaben nicht mehr zutreffen.

Lieferantenerklärung-VordruckHier finden Sie die Vordrucke für Lieferantenerklärungen, Ursprungszeugnisse, Warenverkehrsbescheinigung ...

Autor: Jens Holtmann

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