Lieferantenbeurteilung: Die Resultate richtig präsentieren

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Die Ergebnisse der Lieferantenbeurteilung sind ein wichtiger Erfolgshebel und eine wertvolle Argumentationshilfe in Verhandlungen.

Das Ziel ist, die Leistungsschwäche eines Lieferanten abzustellen oder gute Ergebnisse eines Lieferanten weiter auszubauen. Egal, welches Bewertungsverfahren Sie im Einsatz haben, mit den Ergebnissen können und müssen Sie im Einkaufsalltag arbeiten. Wichtig: Eine Bewertung – egal in welchem Bereich – ist immer subjektiv.

Dass dies tatsächlich so ist, sehen Sie daran, wie unterschiedlich Ihr Lieferant seine Leistungen Ihrer Firma gegenüber bewertet im Gegensatz zu Ihrer Sichtweise. 

Lieferantenbeurteilung: So loben Sie Verkäufer richtig 

Gewöhnen Sie sich an, den Verkäufern „Danke“ und „weiter so“ zu sagen. Verkäufer hören das in der heutigen Zeit selten von ihren Kunden. Dies ist ein Grund, warum es so gut funktioniert und ankommt. Ein weiterer ist, jeder Mensch ist ausnahmslos „süchtig“ nach Lob und Anerkennung. Wichtig: Kritik und Lob – beides geht in einem Atemzug.

Lieferantenbeurteilung: So kritisieren Sie den Verkäufer richtig

Beginnen Sie grundsätzlich mit dem Positiven zuerst – etwas Passendes dazu lässt sich immer finden. Danach gehen Sie wie folgt vor: 

1.      Das Bewertungsergebnis zeigen und aushändigen: Selbst wenn das Bewertungsergebnis Ihrem Lieferanten vorab schon zugeschickt wurde, geben Sie es Ihrem Gesprächspartner noch einmal. Versehen Sie die Kopie der Bewertung mit seinem Namen. Wenn sich der Verkäufer mit seiner Firma identifiziert, dann wird er sich auch mit Ihrem Bewertungsergebnis identifizieren. Das Draufschreiben des Namens verstärkt diesen Effekt.

2.      Zeigen Sie dem Verkäufer auf, wie Sie zu Ihren Ergebnissen gekommen sind: Tun Sie dies jedoch nur, wenn Ihr Gesprächspartner ausdrücklich danach fragt oder durch sein Verhalten erkennen lässt, dass er Ihre Bewertungsergebnisse ablehnt.

3.      Den Verbesserungswillen ausloten: Fragen Sie den Verkäufer, ob er die schlechter bewerteten Punkte verändern möchte. Hören Sie jetzt genau hin. Der Verkäufer offenbart Ihnen jetzt, wie wichtig Sie ihm als Kunde sind.

4.      Maßnahmen festlegen: Die meisten Ihrer Lieferanten werden bereit sein, mit Ihnen einen Lösungsweg zu erarbeiten. Es muss entschieden werden, durch welche Aktionen der Lieferant seine Leistung und damit auch seine Bewertung verbessern kann.

5.      Termine festlegen: Vereinbaren Sie mit Ihrem Lieferanten einen verbindlichen Zeitplan, bis wann sich seine beanstandeten Leistungsbausteine verbessern.

Wichtig: Der Verkäufer ist Ihr „Tor“ zu Ihrem Lieferanten. 

Machen Sie dem Verkäufer klar, warum Sie von ihm eine noch bessere Leistung verlangen. Argumentieren Sie damit, dass Ihre Kunden letztlich auch seine Kunden sind und Ihre Firma nur dann Spitzenleistungen erbringen kann, wenn Ihre Lieferanten das gleiche tun. Auf der Seite X finden Sie die Arbeitshilfe, um mit Verkäufern das Ergebnis der Lieferantenbewertung zu besprechen und die weitere Vorgehensweise festzulegen. 

Lieferantenbeurteilung: Verkäuferforderungen abwehren

Mit den Ergebnissen der Lieferantenbewertung können Sie auch auf die Preiserhöhungswünsche Ihrer Lieferanten reagieren. Ihre Grundargumentation ist dabei: Erst wenn seine Leistung im Vergleich zum Wettbewerb überdurchschnittlich hoch ist, kann er Forderungen stellen. Es wird deutlich, dass die Lieferanten-Bewertungsergebnisse eine regelrechte Allzweckwaffe für den Einkaufsalltag und die Arbeit am Lieferanten sind.

Lieferantenbeurteilung:  stilvoll die Geschäftsbeziehung verändern oder sogar beenden

Auch Ihre Firma besitzt mindestens einen Lieferanten, der nicht zu Ihnen passt. Stimmt’s? Richtig „lustig“ wird es, wenn es sich dabei auch noch um einen Monopolisten handelt. Warum passen 2 Firmen nicht zusammen? Es ist ganz einfach. Sie liegen dann nicht mehr auf der gleichen Wellenlänge. Sie betrachten die Dinge, zum Beispiel die Art und Weise, wie man Geschäfte macht, mit unterschiedlichen Augen. Ihre Weltbilder/-anschauungen passen nicht mehr zusammen.

Wichtig: Es ist wie bei jeder Beziehung zwischen Menschen – wenn sich durch miteinander Reden nichts zum Guten verändert, wird es Zeit, sich zu trennen.

Auch fehlende Weiterentwicklung und Beziehungspflege sowie einseitiges kurzfristiges Gewinnstreben (auf beiden Seiten möglich) führt häufig dazu, dass Geschäftsbeziehungen auseinander driften. 

Lieferantenbeurteilung:  5 typische Ereignisse, die oft zum Ende einer Geschäftsbeziehung führen

  1. Einen leistungsstärkeren Lieferanten gefunden.
  2. Die Lieferantenzahl reduziert.
  3. Die Lieferleistung ist nicht mehr tragbar.
  4. Die Beziehungsebene ist zerstört.
  5. Die Einkaufspolitik/-strategie ändert sich richtungsweisend. 

Lieferantenbeurteilung:  Wechselkosten und -risiko beachten 

Bevor Sie einen Lieferanten gegen einen anderen austauschen können, benötigen Sie eine bessere Alternative. In vielen Fällen muss sich der Einkauf erst einmal mit der Suche danach beschäftigen. Und genau an dieser Stelle geht es häufig schon los: Man ist zwar mit dem jetzigen Lieferanten nicht 100 %-ig zufrieden, aber einen neuen zu finden ist ja mühsam, macht Arbeit und man hat ja sowieso keine Zeit dafür.

Wichtig: Die ständige Suche nach leistungsfähigeren Lieferanten ist eine Hauptaufgabe des hochentwickelten Einkaufs.

Bevor Sie sich von einem Lieferanten verabschieden oder gravierende Änderungen vornehmen, müssen Sie die Wechselkosten und das -risiko abschätzen. Oft ist es sinnvoll, einen neuen Lieferanten einen Zeit lang neben den anderen Lieferanten herzutesten. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie vom Regen in die Traufe kommen. Der Lieferantenwechsel ist praktisch immer das letzte Mittel.

Lieferantenbeurteilung:  Ursache fehlende oder mangelhafte Kommunikation

Genau hier hakt es häufig schon am Anfang der Geschäftsbeziehung. Es geht dabei manchmal zu wie auf einem Maskenball. Einkauf und Lieferant verstecken sich hinter leeren Floskeln, halbherzigen Absichtserklärungen und einer Es-wird-schon-klappen-Mentalität. Dabei ist hier der richtige Zeitpunkt, um klar und offen darüber zu sprechen, was jeder vom anderen erwartet und in welcher Art und Weise Geschäfte gemacht werden sollen.

Tipp:  Ein schriftlicher Lieferantenleitfaden, den der Verkäufer vom Einkäufer erhält, kann hier wertvolle Hilfe leisten.

Um Kommunikation geht es auch, wenn Sie einem Lieferanten sagen müssen, dass Sie die Geschäftsbeziehung massiv verändern oder sogar beenden. Hier kommt es entscheidend darauf an, wie Sie es dem Lieferanten sagen und auch in dieser Situation noch etwas Positives für das eigene Firmenimage zu tun. Da 2 Menschen grundsätzlich über alles reden können, lautet die Kernfrage „Wie sage ich es meinen Kinde?“

Wichtig: Teilen Sie solche Entschlüsse ausnahmslos schriftlich mit und senden Sie den Brief immer an die Geschäftsleitung Ihres Lieferanten.

Lieferantenbeurteilung:  Aktionstext „Änderung der Geschäftsbeziehung“

 „Sehr geehrte(r) Frau/Herr ..., das Einzige, was 100 %-ig sicher ist, ist, dass sich die Dinge verändern. Dies betrifft nun unsere Geschäftsbeziehung. Ab dem 01. Januar 2005 bekommen wir einen neuen Hauptlieferanten für die bisher von Ihnen gelieferten Teile. Wir haben in den vergangenen 12 Monaten mehrfach über die Steigerung Ihrer Leistungsfähigkeit gesprochen, was bisher jedoch nicht zu nennenswerten Erfolgen geführt hat. Deshalb werden wir die bei Ihnen bisher platzierten Bestellmengen um mehr als 50 % reduzieren. Dass wir grundsätzlich an einer Zusammenarbeit mit Ihnen interessiert sind, sehen Sie schon daran, dass wir die Geschäftsbeziehung nicht abbrechen. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, wieder mehr Aufträge zu bekommen, wenn Sie Ihre Leistungskraft spürbar steigern. Wir hoffen, dass Sie diesen Schritt nachvollziehen können. Diese Entscheidung fiel im Interesse der eigenen Leistungskraft gegenüber unseren Kunden und dem immer noch zunehmenden Wettbewerb. Mit freundlichen Grüßen“

Lieferantenbeurteilung:  Aktionstext „ Abbruch der Geschäftsbeziehung“

 „Sehr geehrte(r) Frau/Herr ..., das Ende unserer Geschäftsbeziehung naht. Ab dem 01.12.2004 erhalten Sie von uns keine Bestellungen mehr. Der Grund: Wir reduzieren die Zahl unserer Lieferanten drastisch. Im Interesse unserer Kunden und der eigenen Ertragsziele reduzieren wir dadurch deutlich unserer Prozesskosten. Wir danken Ihnen für die angenehme Zusammenarbeit, wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg und freuen uns, wenn Sie uns einmal jährlich über neue Entwicklungen in Ihrer Firma auf dem Laufenden halten. Eine erneute Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt ist durchaus denkbar. Mit freundlichen Grüßen“

Wenn Sie es selbst formulieren, orientieren Sie sich an diesen 3 Grundsätzen:

  1. Den Grund für Ihre Entscheidung offen ansprechen.
  2. Ehrlich und positiv formulieren.
  3. Dem Lieferanten anbieten, trotzdem weiterhin in Kontakt zu bleiben.

Vielleicht finden auch Sie diese Vorgehensweise ungewöhnlich – auf jeden Fall ist sie fair. Und wo man hinschaut, wird doch (lautstark) Fairness eingefordert. Seien Sie also etwas mutig und sprechen Sie das Offensichtliche und die Tatsachen aus. 

Lieferantenbeurteilung: 10 Vorteile von denen Sie profitieren

  1. Sie besitzen für die Verhandlung mit Lieferanten eine fundierte Arbeitsunterlage.
  2. Sie werden automatisch gezwungen ein klares Urteil über die einzelnen Leistungselemente eines Lieferanten zu treffen.
  3. Sie können den Lieferanten das Ergebnis schwarz auf weiß präsentieren und ihn um eine Stellungnahme bitten. 
  4. Sie wirken direkter und effizienter auf Ihre Lieferanten ein.
  5. Sie können überdurchschnittliche Leistungen der Lieferanten identifizieren und besonders anerkennen.
  6. Sie machen die Entscheidung für oder gegen einen Lieferanten im eigenen Haus transparenter und nachvollziehbarer.
  7. Gesammelte Erfahrungen, mit zum Teil langjährigen Leiferanten - werden für die Geschäftsleitung, andere und neue Einkäufer nutzbar gemacht.
  8. Sie besitzen ein Stärken- und Schwächenprofil Ihrer Lieferanten und können danach handeln.
  9. Sie können sachlicher und professioneller mit Lieferanten umgehen.
  10. Sie heben sich durch Ihre Arbeitsweise von vielen anderen mittelständischen Einkaufsabteilungen ab. Ihr Ansehen und das Image der Firma profitieren davon.

Ein wichtiger Lieferant, der lange auf einem Leistungsniveau verharrt und sich nicht mehr bemüht noch besser zu werden, ist „Gift“ für jeden Einkauf.  Autor: Jens Holtmann

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