9 Lieferantenmanagement-Tools für Ihre Praxis

Lieferantenmanagement

Die Zahl der „Notfälle/Feuerwehreinsätze“ ist der Indikator dafür, wie es um die Leistungskraft Ihrer Lieferanten bestellt ist.

Im Sport gibt es gute und schlechte Mannschaften - ja es gibt sogar zahlreiche Leistungsklassen, wie zum Beispiel beim Fußball oder Basketball. Wer von Ihren Lieferanten spielt in der 1. Bundesliga und wer in der Kreisklasse?

Nehmen wir zum Beispiel ein Fußballteam. Ohne den Trainer machen die Leistungs-Lieferanten, die Spieler, was sie wollen. Der Trainer muss dafür sorgen, dass die Teammitglieder zueinander passen (Stichwort Zusammenspiel und Harmonie).

Er muss auch die maximale Leistung aus den Spielern herausholen (Motivation, Zuckerbrot u. Peitsche). Um das zu erreichen, benötigt der Trainer seinen Helferstab, eine Strategie und ständig frische Spieler.

Ist Ihr Lieferanten-Team frisch und leistungsstark? Im Rahmen des Lieferantenmanagementprozesses nutzen wir 9 wichtige Werkzeuge, um die Einkaufsperformance auf einem hohen Level zu halten bzw. noch weiter zu entwickeln.

Lieferantenmanagement-Tool Nr. 1: Lieferantenklassifizierung

Das ABC-Prinzip im Einkauf ist Pflicht. Kaum eine Einkaufsabteilung ist in der Lage, sich um alle Lieferanten und Produkte mit der gleichen Intensität zu kümmern. Die Gründe dafür reichen von Zeitmangel bis hin zu einer unüberschaubaren Lieferanten- und Artikelzahl. Für den Einkaufserfolg ist es daher entscheidend, dass sich der Einkauf zu allererst um die wirklich wichtigen Dinge kümmert. Einen klaren Wegweiser liefert ihm die ABC-Analyse - das vielseitige Controllinginstrument. 

Die ABC-Analyse beruht auf der 20/80-Regel, die auch als Pareto-Prinzip bezeichnet wird. Dieses Verteilungs- oder Aufteilungsgesetz hat auch heute noch seine Gültigkeit und wird mit großem Erfolg im Einkauf genutzt.

Auch im Verkauf wird mit der ABC-Analyse gearbeitet. Die meisten Ihrer Lieferanten werden ihre Kunden in A-, B- oder C-Kategorien eingeteilt haben. 

Das Ziel der ABC-Analyse ist es das Wichtige vom weniger Wichtigen zu unterscheiden. Der Einkauf Muss zweifelsfrei wissen,

  • welche Lieferanten das meiste Geld bekommen,
  • welche Einkaufsfelder die bedeutendsten sind und
  • welche Produkte besonders betreut werden müssen.

Je größer Ihre Lieferanten- und Artikelzahl ist, desto notwendiger ist eine systematische 20/80-Einteilung. Jeder erfahrene Einkäufer kennt natürlich einige seiner wichtigsten A-Lieferanten - ob er aber alle kennt ist umso unwahrscheinlicher desto größer die Lieferanten- und Artikelzahl ist.

Ein Heizölhändler braucht keine ABC-Regel, weil sein Lieferanten- und Artikelspektrum problemlos zu überschauen ist. Das Heizöl ist sein A-Produkt, der Lieferant dafür sein wichtigster. Der Maschinenbauer mit 370 aktiven Lieferanten und fast 5.000 Artikeln hat da ohne ABC-Klassifizierung schon mehr Probleme aus dem Stehgreif zu sagen wer oder was einen besonderen Stellenwert besitzt.

Wichtig: Es ist gewagt sich bei der Einschätzung des Lieferanten- und Artikelstamms nur auf sein Bauchgefühl zu verlassen.

Lieferantenmanagement-Tool Nr. 2: Lieferantenbewertung

Will oder kann ein Lieferant die geforderte Leistung nicht erbringen, ist das schädlich für Ihre Einkaufskosten und die interne Leistungskraft. Im Fußball wird ein torloser Stürmer auch nicht ewig Zeit bekommen, den Ball endlich ins Netz zu bringen.

Um die Spreu vom Weizen zu trennen, brauchen Sie zuverlässige Kriterien, mit deren Hilfe Sie die Leistungsstärke Ihrer Lieferanten beurteilen können. Die Lieferanten-Bewertungskriterien sind die einzelnen Bausteine Ihrer Einkaufsleistung - Ihre Lieferanten erhalten dafür das Geld. Welche Leistungskomponenten Sie bewerten wollen und ob Sie diese zusätzlich noch gewichten wollen, müssen Sie selbst entscheiden.

Tipp: Bei mehr als 10 Bewertungskriterien geht die Übersichtlichkeit und die Praxistauglichkeit verloren. Wenn Sie mit 7 oder sogar nur mit 5 Kriterien auskommen ist das ideal.

Die 7 häufigsten Kriterien zur Lieferantenbewertung in der Praxis

  1. Anlieferqualität (Rückweiserate)
  2. Liefertreue
  3. Lieferfähigkeit
  4. Zuverlässigkeit
  5. Preisverhalten, -disziplin
  6. Kundenorientierung
  7. Flexibilität, Schnellschüsse

Lieferantenmanagement-Tool Nr. 3: Lieferantenentwicklung (Supplier Development)

Starten Sie Einkaufsinitiativen. Nur wenn Sie Ihren Lieferanten richtig fordern, wird er Höchstleistungen - also mehr als das Übliche - erbringen. Überlassen Sie es nicht den Zulieferern, den Inhalt der Geschäftsbeziehung alleine zu definieren. Auch im Einkauf gilt: Stillstand ist Rückschritt! 

Die meisten mittelständischen Firmen haben gar keine andere Wahl, denn die Forderungen von den eigenen Kunden sind da und werden auch zukünftig nicht weniger werden. Es ist praktisch unumgänglich, der Einkauf wird förmlich gezwungen, die Forderungen der eigenen Kunden an die Lieferanten weiterzugeben. So manche Kundenforderung kann nur mit Hilfe der Vorlieferanten erfüllt werden.

Wichtig: Dies ist ein hervorragender Ansatzpunkt für Ihre Argumentation. Ihre Kunden sind praktisch auch die Kunden Ihrer Lieferanten. Wenn Sie keine Kunden mehr haben, hat Ihr Lieferant auch einen Kunden weniger.

Lieferantenmanagement-Tool Nr. 4: Lieferantensuche/-scouting

Keine Einkaufsabteilung kann sich heute noch mit durchschnittlichen Leistungen seiner Lieferanten zufriedengeben. Daraus ergibt sich die Frage, wie Sie national und weltweit neue leistungsstarke Top-Lieferanten schnell, sicher und kostengünstig finden können. Mittelständische Einkaufsabteilungen müssen deshalb ihren Beschaffungsradius überprüfen und erweitern.

Durch aktuelle Marktinformationen überwachen und motivieren moderne Firmen ihre Stammlieferanten und sichern so das beste Know-how und Spitzen-Konditionen. Gleichzeitig reduzieren sie spürbar die Einkaufskosten durch eine professionelle Einkaufsmarkterkundung.

Wichtig: Die „Fahndung“ nach noch leistungsstärkeren Lieferanten darf deshalb nie aufhören.

Die beiden Hauptgründe, warum die Erkundung der Einkaufsmärkte eine dauerhafte Aufgabe ist:

1. Die Marktdynamik sorgt für ständige Veränderungen. Es kommen neue Lieferanten hinzu - andere verschwinden vom Markt. Schon ein kurzer Blick in den neuesten Handelsregisterauszug zeigt, dass dies selbst für die regionalen Einkaufsmärkte zutrifft. Diese Dynamik ist so groß, dass es unmöglich für einen Einkauf ist, alle Veränderungen in seinen Einkaufsmärkten vollständig zu erfassen.

2. Die Leistungskraft einzelner Lieferanten verändert sich. Manche werden besser, andere lassen nach. Nur durch den Vergleich mit anderen Lieferanten können Sie Ihren Lieferanten zutreffend beurteilen. Außerdem ist ein funktionierender Wettbewerb eines der besten Instrumente zur Einkaufskostensenkung.

Für die meisten mittelständischen Einkaufsabteilungen birgt die Lieferantensuche noch ein großes Kostensenkungspotential.

Lieferantenmanagement-Tool Nr. 5: Lieferantenauswahl

Neue Lieferanten finden ist eine Sache. Die passenden Lieferanten auswählen eine andere.

Die Ausgangsbasis für eine wirksame Lieferantenauswahl ist ein firmenspezifisch entwickeltes Lieferanten-Anforderungsprofil. Dort wird detailliert beschrieben, welche konkreten Anforderungen der "Ideallieferant" hinsichtlich Qualitätsstandards, Qualitätstreue, Termin- und Mengentreue, Preise und Kosten, Service und Zuverlässigkeit sowie Zusatzleistungen erfüllen soll. Ein klares Bild über diese Punkte ist die Voraussetzung für eine funktionierende Lieferantenauswahl und -be­wertung.

Der Besuch des Lieferanten ist ein unverzichtbares Instrument im Rahmen des Lieferantenmanagements. Die Einkäufer müssen hinaus in ihre Einkaufsmärkte, um diese aufgrund verlässlicherer Informationen besser einschätzen und nutzen zu können. Welche Verkaufsabteilung agiert nur vom Schreibtisch aus? Richtig. So gut wie keine. 

Selbstverständlich können nur die wichtigsten Lieferanten besucht werden. In erster Linie werden das die A-Lieferanten und je nach Gesamtlieferantenzahl die Spitzengruppe der B-Lieferanten sein. Ab einer gewissen finanziellen Dimension der Geschäftsbeziehungen ist es wichtig, seinen Geschäftspartner etwas genauer zu kennen. Dieser bewährte Grundsatz aus der alten kaufmännischen Tradition heraus, hat auch bis heute nichts an Aktualität verloren. 

Der Nutzen der Lieferantenbesuche durch den Einkauf besteht aus fünf Punkten:

  • Einzelne Punkte der bisherigen „Schreibtisch-Lieferantenbewertung“ werden bestätigt oder korrigiert.
  • Die Geschäftsbeziehung wird persönlicher und kann so nutzenbringend vertieft werden.
  • Der Einkauf zeigt, dass er Interesse an dem Lieferpartner hat.
  • Die Markttransparenz und das Einkaufs-Know-how steigen.
  • Der Einkäufer wechselt in den Augen seiner Lieferanten vom „Normal-Einkauf“ in das Lager "Profi-Einkauf".

Lieferantenmanagement-Tool Nr. 6: Lieferantenleitfaden

Im Lieferantenleitfaden wird praktisch der "Ideallieferant" beschrieben. Es wird genau festge­legt, welche Anforderungen die Lieferanten hinsichtlich Qualitätsstandards, Qualitätstreue, Termin- und Mengentreue, Preise und Kosten, Service und Zuverlässigkeit sowie Zusatzleistungen erfüllen sollen. Ein klares Bild über diese Punkte ist die Voraussetzung für eine funktionierende Lieferantenbe­wertung.

Die Einkaufsgrundsätze sind ausschließlich für den firmeninternen Gebrauch bestimmt. Für die Arbeit an Ihren Zulieferern setzen Sie sozusagen als Einstimmung den dreiteiligen Lieferantenleitfaden ein. Der Lieferantenleitfaden ist ein unverzichtbares "Werkzeug" für Einkaufsprofis und hat folgenden Inhalt:

  • die Lieferantenanforderungen,
  • die Qualitätsrichtlinien und
  • die Einkaufsprogrammübersicht.

Aus betriebswirtschaftlichen und finanziellen Gründen müssen Sie auf Ihren gesamten Lieferantenkreis wirksam einwirken. Sagen Sie Ihren Lieferanten klar, was Sie von ihnen erwarten und wie Sie sich die Zusammenarbeit vorstellen. Geben Sie sich nicht mit durchschnittlichen Leistungen zufrieden. Sie wissen ja: Mit schlechten Lieferanten werden Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Kunden eine Top-Leistung zu bieten.

Teilen Sie Ihren alten und jedem neuen Lieferanten deutlich Ihre Erwartungen und Anforderungen mit. Sagen Sie ihnen klipp und klar, dass Sie von Ihren Lieferanten:

  • gute Qualität,
  • schnelle Abwicklung und pünktliche Lieferung,
  • niedrige Preise und günstige Konditionen,
  • gute Beratung,
  • kaufmännisch korrekte Behandlung,
  • verständliche Informationen,
  • pünktliche und vollständige Angebote,
  • unbürokratisches Verhalten und
  • umfangreiche Serviceleistungen

erwarten. Nur wenn Sie Ihre Lieferanten fordern, werden sie Höchstleistungen für Sie erbringen. Ein markt- und ertragsorientierter Lieferant wird im Normalfall nur so viel leisten wie nötig, um seinen Kunden zufriedenzustellen.

Denken Sie einmal an Ihre Verkaufsseite. Auch Sie richten Ihre Leistungen wahrscheinlich an den unterschiedlichen Kundenforderungen aus. Jeder bekommt das, was er verlangt, natürlich nur solange die Forderungen nicht überzogen sind. Alle orientieren sich dabei an dem Minimalprinzip, der zweiten Variante des wirtschaftlichen Prinzips: Ein hoher Gewinn soll mit einem möglichst geringen Einsatz erreicht werden. Sagen sie Ihren Lieferanten nicht nur, was Sie von ihnen erwarten, sondern schreiben Sie einmal auf. Erstellen Sie Ihr eigenes individuelles Lieferantenanforderungsprofil.

Im Abschnitt Lieferantenanforderungen werden neben der Unternehmens- und Einkaufsphilosophie, die Anforderungen an die Zulieferer und der Ablauf der Zusammenarbeit festgehalten: Auftragsvergabe und Wettbe­werbspreise, Preisvereinbarung und Lieferzusage, Zusammenarbeit und In­formationsaustausch, Mitarbeit bei Kostensenkungsprogrammen, Lieferzeit, Zuverlässigkeit und Flexibilität und ständige Verbesserungen.

Die Qualitäts­richtlinien sollen eine klare Basis für die Abwicklung von Qualitätsfragen schaffen. Sie sollen den Qualitätsstandard der Endprodukte sichern und kontinuierlich verbessern. Die Richtlinien fordern von allen Lieferanten wirk­same Maßnahmen, um einwandfreie Warenlieferungen und Dienstleistun­gen sicherzustellen.

Mit der Einkaufsprogrammübersicht sollen potentielle Lieferanten über mögliche Ansatzpunkte für eine Zusammenarbeit informiert werden. Eine Auflistung der Produktgruppen mit kurzer Spezifikation ist hier sinnvoll.

Abgerundet wird das Ganze mit wichtigen Unternehmens­informationen und einem Organigramm der Einkaufsabteilung. Jeder bishe­rige, neue und potentielle Zulieferer erhält den dreiteiligen Lieferantenleitfa­den mit der Bitte, als Teil der Leistungskette, aktiv, vertrauensvoll und marktgerecht an dem Ziel, der 100 %igen Erfüllung der Kundenforderungen mit­zuarbeiten. Es ist selbstverständ­lich, dass der Leitfaden kein aufgebläh­tes Werk sein darf. Das verbieten einerseits die Wirtschaftlichkeit und an­derer­seits der prak­tische Nutzwert als innovatives Arbeitsmittel. Ein Umfang von einigen DIN A4-Seiten reicht für die meisten Unternehmen völlig aus.

Tipp: Die Zeit, um so eine Lieferantenrichtlinie zu erstellen, ist bestens investiert. Sie vermitteln Ihren Geschäftspartnern unmissverständlich, was Sie von Ihnen erwarten und wie Sie sich die Zusammenarbeit vorstellen. Sie werden nicht nur mit anderen Augen betrachtet, sondern auch so behandelt. Schicken Sie es jedem wichtigen Lieferanten zu.

Lieferantenmanagement-Tool Nr. 7: Lieferantenaward

Leistungen werden bewertet und honoriert. Das ist im Sport genauso wie in der Wirtschaft. Es gibt Sieger und Verlierer. Bewerten Sie Ihre Lieferanten systematisch und regelmäßig. Stellen Sie eindeutig fest, welcher Lieferant auf das Siegertreppchen gehört und welcher Lieferant nicht. Es ist sehr motivierend für Lieferanten im Rahmen eines Lieferantentages, vor versammelter Mannschaft, einen Preis überreicht zu bekommen. Der Lieferanten-Award funktioniert immer.

Wichtig: Von leistungsschwachen Lieferanten sollten Sie sich schnellstmöglich trennen, sobald Sie Ersatz gefunden haben.

Lieferantenmanagement-Tool Nr. 8: Lieferantentag

Zulieferer informieren, motivieren und evaluieren. Damit sind auch schon die wesentlichen Gründe und Ziele genannt, warum sich Lieferantentage lohnen

Was auf Seiten des Vertriebs und Marketings die Kundenbindung ist, ist auf Seiten des Einkaufs die Lieferantenbindung. Um diese Bindung zu steigern, gibt es kaum ein besseres Mittel als einen Lieferantentag.

Die 5 Hauptvorteile eines Lieferantentages auf einen Blick:

  1. Die Zusammenarbeit und das Engagement des Zulieferers werden gestärkt.
  2. Bei Verhandlungen können Forderungen leichter durchgesetzt werden.
  3. Der gegenseitige Knowhow- und Innovationsgewinn ist beträchtlich.
  4. Die eigene Kennzahlen und Betriebsergebnisse werden verbessert.
  5. Den Lieferanten wird eine hohe Wertschätzung gezeigt.

Lieferantenmanagement-Tool Nr. 9: Lieferantenrisikomanagement

Es ist unverständlich, wenn Unternehmen mit der Existenz eines Lieferanten zufrieden sind. Das Sicherheitsdenken ist mancherorts gar nicht oder nur sehr schwach ausgeprägt. Ein Lieferant kann von heute auf morgen ausfallen - zum Beispiel durch Konkurs, Brand oder Naturkatastrophen.

Es macht keinen Sinn jeden Bedarf zu splitten und auf zwei oder noch mehr Lieferanten aufzuteilen. Aber mindestens ein „Ersatzlieferant“ Muss Ihnen bekannt sein, der dann im Notfall relativ schnell einspringen kann. Im Mannschaftssport käme kein Team auf die Idee, ohne Ersatzspieler anzutreten.

Wichtig: Es ist leichtsinnig bei den wichtigen Hauptlieferanten auf Ersatz zu verzichten.                                                                                       Autor: Jens Holtmann

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