Sachmangel: Eine Lieferung gilt ohne unverzügliche Prüfung und Mängelrüge als genehmigt

Sachmängel reduzieren den Unternehmensgewinn

Warum das Einhalten der Untersuchungs- und Rügepflicht nach dem Handelsgesetzbuch so wichtig ist

Wenn bei der Wareneingangsprüfung ein Fehler entdeckt wird und Sie diesen dem Lieferanten nicht unverzüglich anzeigen, dann verlieren Sie Ihre Gewährleistungsrechte nach dem BGB: Rücktritt, Schadensersatz oder Minderung. Bei Geschäften unter Kaufleuten gelten zusätzlich zum BGB die Sonderbestimmungen des Handelsgesetzbuchs (HGB).

Sachmangel: Der wichtigste Paragraf für den Einkauf

Im § 377 „Untersuchungs- und Rügepflicht“ heißt es:

(1) Ist der Kauf für beide Teile ein Handelsgeschäft, so hat der Käufer die Ware unverzüglich nach der Ablieferung durch den Verkäufer, soweit dies nach ordnungsmäßigem Geschäftsgange tunlich ist, zu untersuchen und, wenn sich ein Mangel zeigt, dem Verkäufer unverzüglich Anzeige zu machen.

(2) Unterlässt der Käufer die Anzeige, so gilt die Ware als genehmigt, es sei denn, dass es sich um einen Mangel handelt, der bei der Untersuchung nicht erkennbar war.

(3) Zeigt sich später ein solcher Mangel, so muss die Anzeige unverzüglich nach der Entdeckung gemacht werden; anderenfalls gilt die Ware auch in Ansehung dieses Mangels als genehmigt.

(4) Zur Erhaltung der Rechte des Käufers genügt die rechtzeitige Absendung der Anzeige.

(5) Hat der Verkäufer den Mangel arglistig verschwiegen, so kann er sich auf diese Vorschriften nicht berufen.

Sachmangel: Die Untersuchungs- und Rügepflicht in der Praxis

Kommentar zu Absatz 1: „Unverzüglich untersuchen und anzeigen“ sind hier die Schlüsselbegriffe. „Unverzüglich“ heißt laut § 121 „Anfechtungsfrist“ Absatz 1, Satz 1 BGB, „ohne schuldhaftes Zögern“. „Unverzüglich“ bedeutet also nicht automatisch und in jedem Fall „sofort“. Nur wenn Sie schuldhaft nicht rechtzeitig prüfen und rügen, kann Ihnen daraus ein Vorwurf gemacht werden. In diesem Zusammenhang spielen auch der § 276 BGB „Verantwortlichkeit des Schuldners“ und der § 347 HGB „Sorgfaltspflicht“ eine Rolle. Den Text beider Paragrafen können Sie unter www.dejure.org kostenfrei im Volltext nachschlagen. Im Streitfall lautet die Kernfrage für den Richter: „Wie schnell prüft der ordentliche Kaufmann in dieser Branche die gelieferte Ware?“ Es wird deutlich, dass die Antwort dieser Frage von Fall zu Fall sehr unterschiedlich ausfallen kann. Die bisherigen Urteile des Bundesgerichtshofs und der Oberlandesgerichte zeigen, dass hier strenge Maßstäbe angelegt werden. Das Prüfen des Wareneingangs ist schon dann schuldhaft verzögert, wenn geringe Nachlässigkeiten vorliegen, die bei einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang vermeidbar gewesen wären. Ausreden wie zum Beispiel „Mitarbeiter waren krank“, „Der verantwortliche Lagerleiter war auf Fortbildung“ oder „Der Fehler war auf den ersten Blick nicht zu entdecken“ stoßen im Streitfall bei Richtern mit 100 %-iger Sicherheit auf taube Ohren.

Tipp: Vereinbaren Sie mit wichtigen Lieferanten per Rahmenvertrag die Länge der Prüf- und Rügefrist. Klauselvorschlag: „Für die Wareneingangskontrolle wird eine Prüf- und Rügepflicht von einer Woche ab Eintreffen der Sendung vereinbart.“

Sachmangel: Die Mängelanzeige ist wichtig

Kommentar zu Absatz 2 § 377 HGB: Juristisch betrachtet ist die Mängelanzeige wichtiger als die Untersuchung der Ware. Nur durch das rechtzeitige Informieren des Lieferanten sichern Sie sich Ihre Rechte.

Wichtig: Haben Sie bei der Wareneingangskontrolle einen Fehler entdeckt, aber informieren Ihren Lieferanten nicht rechtzeitig, so verlieren Sie alle Gewährleistungsrechte nach dem BGB.

In der Mängelanzeige müssen Sie den gefundenen Fehler so genau beschreiben, dass Ihr Lieferant die Art und den Umfang des Sachmangels problemlos erkennen kann. Eine Mängelanzeige ohne Angabe des Grundes ist damit nicht zulässig. Der Lieferant muss sich anhand der Sachmängelanzeige seines Kunden ein Urteil darüber bilden können, um was es geht und wie er darauf reagieren muss.

Wichtig: Auf keinen Fall dürfen Sie eine mangelhafte Sendung ohne Absprache mit dem Lieferanten einfach zurücksenden. Das Gleiche gilt für das Nichtannehmen einer Lieferung.

Ist die Sendung schon erkennbar bei Anlieferung schadhaft – dies betrifft vor allen Dingen Transportschäden oder die klassische Falschlieferung – muss die Sendung unter Vorbehalt angenommen werden. Vermerken Sie dies unbedingt auf den Frachtpapieren.

Wichtig: Auch das Wareneingangspersonal benötigt einkaufsrechtliche Kenntnisse.

Sachmangel: Aussagen wie „Wieder derselbe Mist geliefert“ sind keine Mängelrügen

Mit diesen Worten kommentierte ein Zelthallenhersteller telefonisch gegenüber seinem Lieferanten eine wiederholt fehlerhafte Lieferung von Metallteilen. Es kam später zu einem Streit vor dem Oberlandesgericht Düsseldorf, das den Zelthersteller trotz mangelhaft gelieferter Teile zur Zahlung des Kaufpreises verurteilte. Begründung: Die Äußerung „Wieder derselbe Mist geliefert“ ist nicht als Mängelrüge ernst zu nehmen. Eine Reklamation müsse den Verkäufer genau darüber ins Bild setzen, in welchen Punkten und in welchem Umfang der Käufer die gelieferte Ware als nicht vertragsgemäß beanstandet. Ansonsten könne der Verkäufer die Reklamation weder prüfen, noch die Mängel abstellen. Darüber hinaus könnte der Käufer ständig neue Beanstandungen nachschieben, so das Oberlandesgericht weiter in seiner Urteilsbegründung vom 19.01.2001 (Az. 22 U 99/00).

Sachmangel: offene und versteckte Sachmängel

Kommentar zu Absatz 3 § 377 HGB: Das Gesetz unterscheidet zwischen offenen und versteckten Sachmängeln. Es gibt versteckte Mängel, die selbst durch eine ordnungsgemäße Wareneingangsprüfung und Qualitätskontrolle nicht zu entdecken sind. Wird solch ein versteckter Mangel entdeckt, so muss dieser unverzüglich nach Entdeckung dem Lieferanten angezeigt werden. In diesem Falle ist das Wort „unverzüglich“ praktisch mit „sofort“ gleich zu setzen. Geschieht dies nicht, gilt auch diese Ware als genehmigt.

Wichtig: Dies sind gesetzliche Regelungen, ein Lieferant kann sich freiwillig jederzeit großzügiger und kulanter zeigen. Sie müssen immer alle gefundenen Sachmängel Ihrem Lieferanten mitteilen. Nicht angezeigte offene Mängel gelten als genehmigt

Sachmangel: Die Mängelanzeige muss schnell verschickt werden

Kommentar zu Absatz 4 § 377 HGB: Wie Sie bereits im Absatz 1 des § 377 HGB gesehen haben, kommt zu dem unverzüglichen Prüfen auch noch die Frist der unverzüglichen Rüge hinzu. Dies ist der Zeitraum, in dem die Mängelrüge an den Lieferanten geschickt wird, damit sie noch als rechtzeitig angesehen werden kann. Für die Zeitspanne zwischen Entdeckung des Mangels und Anzeige des Mangels beim Lieferanten werden ebenfalls strenge Maßstäbe von den Juristen angelegt.

Tipp: Gehen Sie hier von 1-2 Tagen aus.

Der Absatz 5 des § 377 ist klar und muss nicht näher erklärt werden.

Durch die Schuldrechtsreform ist der § 378 HGB „Untersuchungs- und Rügepflicht bei Falschlieferung oder Mengenfehlern“ ersatzlos gestrichen worden. Dieser Paragraf wurde überflüssig, weil im § 434 Absatz 3 BGB „Sachmangel“ folgendes geregelt ist: „Einem Sachmangel steht es gleich, wenn der Verkäufer eine andere Sache oder eine zu geringe Menge liefert.“ Dies bedeutet, dass Sie auch falsch gelieferte Ware oder eine zu gering gelieferte Stückzahl dem Lieferanten unverzüglich anzeigen müssen.

Sachmangel: Der Inhalt Ihrer Mängelanzeige

Die Mängelanzeige ist laut HGB nicht an eine Form gebunden, sie können diese also auch telefonisch durchgeben. Aus Beweisgründen ist jedoch ein Telefax oder die E-Mail sinnvoller.

Tipp: Lassen Sie sich Ihre Mängelanzeige unterschrieben und gestempelt zur Gegenbestätigung vom Lieferanten zurücksenden.

Nur so können Sie beweisen, dass die Mängelanzeige fristgerecht den Lieferanten erreicht hat.

Wichtig: In Ihrer Mängelanzeige müssen Sie in keiner Weise darauf eingehen, von welchen Gewährleistungrechten Sie Gebrauch machen wollen. In unserem Workshop erhalten Sie Mustertexte für standardisierte Mängelanzeigen.

Autor: Jens Holtmann

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