Vertragsstrafe im Einkauf

So arbeiten Sie rechtssicher und wirksam mit diesem Erziehungsmittel für Lieferanten Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) gibt der Vertragsstrafe (Konventionalstrafe, Pönale) 2 Funktionen: 1. Sie gibt dem Einkäufer eine Motivationshilfe für den Lieferanten in die Hand, damit dieser den Vertrag ordnungsgemäß erfüllt – zum Beispiel pünktlich zum vereinbarten Termin liefert. 2. Sie erspart dem Einkäufer den Nachweis des Schadens dem Grunde und der Höhe nach, sofern der Schaden nicht höher ist als die Vertragsstrafensumme. Wichtig: Sie haben das Recht, außer der Vertragsstrafe noch Schadensersatz wegen einer Pflichtverletzung zu verlangen. Die Vertragsstrafe muss auf diesen Anspruch lediglich angerechnet werden. Beispiel: Durch einen geplatzten Liefertermin ist Ihnen ein Schaden von 8.000 € entstanden, wobei die Höhe der vorher vereinbarten Vertragsstrafe 5.000 € betrug. Sie können vom Lieferanten verlangen, dass er zusätzlich zur Vertragsstrafe die darüber hinaus gehenden 3.000 € Schaden bezahlt.

Tipp: Verwenden Sie in Ihren Vertragsklauseln immer den Begriff „Vertragsstrafe“ oder „Konventionalstrafe“. Lieferanten benutzen gerne den Begriff „Verzugsentschädigung“, um so die gesetzliche Regelung zu unterlaufen.

Vertragsstrafe: Einsatzzweck

Beim Einkauf von Bauleistungen und der Beschaffung von Investitions- und Anlagegütern ist das Vereinbaren einer Vertragsstrafe mit dem Lieferanten praktisch Standard. Die meist hohen Auftragswerte und die Bedeutung dieser Einkaufsprojekte machen diese Vorgehensweise notwendig und sinnvoll. Aber mit dem Fordern und Vereinbaren einer Vertragsstrafe können Sie noch mehr anstellen. Gegenüber wiederholt unpünktlich oder schlecht liefernden Lieferanten kann die Vertragsstrafe als Druckmittel (Erziehungshilfe) eingesetzt werden. Schon allein das Gespräch darüber, dass man zukünftig eine Vertragsstrafe vereinbaren möchte, zeigt dem Lieferanten, dass die Zeit der grenzenlosen Geduld und Toleranz zu Ende geht.

Wichtig: Es ist weder unüblich, unverschämt, noch unprofessionell eine Vertragsstrafe zu fordern und schriftlich zu vereinbaren. Ihre 3 stärksten Argumente gegenüber dem Verkäufer:

1. Sie als Einkäufer sind Ihrer Firma und damit auch Ihren Kunden gegenüber verpflichtet, für zuverlässige Lieferungen zu sorgen.
2. Ihr Lieferant hat nichts zu befürchten, wenn er absolut pünktlich liefert.
3. Das Handelsgesetzbuch (HGB) verlangt von Ihnen kaufmännisch sorgfältiges Arbeiten (§ 347 HGB „Sorgfaltspflicht“).

Ein Lieferant, der sich mit Händen und Füßen grundsätzlich gegen eine Vertragsstrafe wehrt – über die Höhe der Vertragsstrafe muss man sprechen – hat offensichtlich Zweifel an seiner eigenen Leistungsfähigkeit.

Tipp: Machen Sie eine Vertragsstrafenregelung bei neuen Lieferanten, die Sie in die Firma holen, zum k.o.-Kriterium: Keine Vertragsstrafe – keine Geschäfte! Neue Lieferanten lassen sich erfahrungsgemäß deutlich einfacher überzeugen als die langjährigen Zulieferer. Bringen Sie das Thema Vertragssprache möglichst früh in der Geschäftsanbahnungsphase zur Sprache. Sie stellen so schnell fest, welcher Lieferant bereits jetzt „kalte Füße“ bekommt.

Vertragsstrafe: Die Rechtsgrundlagen

Nach dem BGB wird die Vertragsstrafe nur geschuldet (fällig - im Gesetzestext heißt es „verwirkt“), wenn der Lieferant den Grund dafür, warum er nicht oder verspätet leistet, auch zu vertreten hat. Laut § 276 BGB „Verantwortlichkeit des Schuldners“ hat der Lieferant Vorsatz, Fahrlässigkeit und das Verschulden von Erfüllungsgehilfen zu vertreten. Handelt es sich bei dem Grund für das Nichterfüllen des Vertrages um höhere Gewalt oder liegt die Schuld für das Nichterfüllen beim Einkäufer, wird die Vertragsstrafe nicht fällig.

§ 339 Verwirkung der VertragsstrafeVerspricht der Schuldner dem Gläubiger für den Fall, dass er seine Verbindlichkeit nicht oder nicht in gehöriger Weise erfüllt, die Zahlung einer Geldsumme als Strafe, so ist die Strafe verwirkt, wenn er in Verzug kommt. Besteht die geschuldete Leistung in einem Unterlassen, so tritt die Verwirkung mit der Zuwiderhandlung ein.

Im § 340 „Strafversprechen für Nichterfüllung“ heißt es: „(1) Hat der Schuldner die Strafe für den Fall versprochen, dass er seine Verbindlichkeit nicht erfüllt, so kann der Gläubiger die verwirkte Strafe statt der Erfüllung verlangen. Erklärt der Gläubiger dem Schuldner, dass er die Strafe verlange, so ist der Anspruch auf Erfüllung ausgeschlossen. (2) Steht dem Gläubiger ein Anspruch auf Schadensersatz wegen Nichterfüllung zu, so kann er die verwirkte Strafe als Mindestbetrag des Schadens verlangen. Die Geltendmachung eines weiteren Schadens ist nicht ausgeschlossen.“

Kommentar zu § 340: Ihr Lieferant kann Ihnen versprechen, eine Vertragsstrafe dann zu zahlen, wenn er den Vertrag überhaupt nicht erfüllt, also beispielsweise überhaupt nicht liefert. Sie haben dann Anspruch auf die Vertragsstrafe anstatt der Erfüllung. Verlangen Sie gegenüber Ihrem Lieferanten die Vertragsstrafe, erlischt gleichzeitig Ihr Anspruch auf das Erfüllen des Vertrages.

Wichtig: Ob überhaupt und in welcher Höhe ein Schaden entstanden ist, müssen Sie dem Lieferanten nicht nachweisen.

§ 341 „Strafversprechen für nichtgehörige Erfüllung“(1) Hat der Schuldner die Strafe für den Fall versprochen, dass er seine Verbindlichkeit nicht in gehöriger Weise, insbesondere nicht zu der bestimmten Zeit, erfüllt, so kann der Gläubiger die verwirkte Strafe neben der Erfüllung verlangen. (2) Steht dem Gläubiger ein Anspruch auf Schadensersatz wegen der nicht gehörigen Erfüllung zu, so findet die Vorschrift des § 340 Abs. 2 Anwendung. (3) Nimmt der Gläubiger die Erfüllung an, so kann er die Strafe nur verlangen, wenn er sich das Recht dazu bei der Annahme vorbehält.

Kommentar zu § 341: Wenn sich Ihr Lieferant darauf einlässt, können Sie für alle möglichen Ereignisse eine Vertragsstrafe vereinbaren. Die kaufmännische Fantasie kennt hier kaum Grenzen. So kann beispielsweise eine Vertragsstrafe so vereinbart werden, dass der Kaufpreis um 20 % (oder ein anderer Wert) reduziert wird, wenn der Kaufgegenstand, z.B. eine Maschine, die vertraglich festgelegten Leistungsdaten nicht erreicht.

Wichtig: Die Verzugsstrafe kommt im Geschäftsleben am häufigsten vor. Die Vertragsstrafe für einen geplatzten Liefer- oder Ausführungstermin ist der typischste Fall für nichtgehörige Erfüllung. In diesem Fall haben Sie sowohl Anspruch auf die Zahlung der Vertragsstrafe als auch weiterhin Anspruch auf das Erfüllen des Vertrages, also zum Beispiel die Lieferung. Auch hier ist es so, dass Sie dem Lieferanten gegenüber einen Schaden bis zur Höhe der Vertragsstrafensumme nicht beweisen müssen.

Vertragsstrafe: Keine Anwendung des § 343 BGB

Im § 343 BGH „Herabsetzung der Strafe“ Absatz 1 heißt: „Ist eine verwirkte (geschuldete) Strafe unverhältnismäßig hoch, so kann sie auf Antrag des Schuldners durch Urteil auf den angemessenen Betrag herabgesetzt werden...“ Die Herabsetzung der Vertragsstrafe durch einen Richter ist nur bei Geschäften unter Privatleuten möglich. Ein Kaufmann muss das Risiko einer Vertragsstrafe vorher kalkulieren und überlegen, ob er diese verspricht. Daraus lässt sich ableiten, dass im kaufmännischen Geschäftsverkehr Vertragsstrafen nur dann als überhöht angesehen werden können, wenn der Einkauf seinen Lieferanten aufgrund seiner Marktmacht eine Vertragsstrafe in sittenwidriger Weise aufzwingt. Wichtig: Das BGB trifft nirgendwo eine Aussage zur Obergrenze einer Vertragsstrafe.

Vertragsstrafe: Fallstrick bei „Vorbehalt bei Annahme“

Der Absatz 3 im § 341 BGB enthält einen juristischen Stolperstein, der Einkäufern im Einkaufsalltag schnell zum Verhängnis werden kann. Wenn Sie hier nicht aufpassen und juristisch korrekt vorgehen, können Sie Ihren Anspruch auf die Vertragsstrafe komplett verlieren. Sie können die Vertragsstrafe von Ihrem Lieferanten nur dann verlangen, wenn Sie sich Ihr Recht auf die Vertragsstrafe bei Annahme der Erfüllung – also bei Lieferung oder bei Abnahme – vorbehalten.

Wichtig: Diese gesetzliche Regelung wird in der Geschäftspraxis häufig übersehen oder ist gar nicht bekannt. Das Ganze läuft dann meistens wie folgt ab: Der Einkauf rechnet bei verspäteter Lieferung die Vertragsstrafe gegen die Rechnungssumme des Lieferanten auf. Ist der Lieferant damit nicht einverstanden und zieht vor Gericht, muss der Einkäufer nachweisen, dass er sich seinen Anspruch auf die Vertragsstrafe bei Annahme der Lieferung ausdrücklich vorbehalten hat. Wer jetzt nichts Schriftliches hat, kann gleich wieder nach Hause fahren.

Wichtig: Ein Vorbehalt, der vor der Annahme der Sendung dem Lieferanten gegenüber ausgesprochen wird (auch schriftlich) reicht nicht. Das Gesetz ist hier äußerst nachteilig für den Einkauf. Außerdem ist es lästig, den Vorbehalt bei Annahme der Lieferung auszusprechen. Aus diesem Grund wird der Anspruch auf Vertragsstrafe bei Annahme der Erfüllung vorher ausgeschlossen.

Benutzen Sie dazu die folgende Vertragsklausel:„Wir können die Vertragsstrafe bis zur Endrechnung geltend machen, auch wenn wir uns das Recht dazu bei der Annahme (Abnahme) der verspäteten Lieferung (Leistung) nicht ausdrücklich vorbehalten.“

Wichtig: Klauseln zur Vertragsstrafe gehören nicht in die allgemeinen Einkaufsbedingungen. Sie müssen die Vertragsstrafe mit ihren Lieferanten individuell aushandeln und einzelvertraglich festlegen.

Vertragsstrafe: Die Vertragsstrafenhöhe und die Berechnungsbasis

Verhandlungen über Vertragsstrafen zählen gleich nach den Preisverhandlungen zu den interessantesten Gesprächen, die man mit einem Verkäufer führen kann. Hier prallen die gegensätzlichen Ziele von Einkäufer und Lieferant aufeinander. Ihr Lieferant wird versuchen, den Zeitpunkt hinauszuschieben, ab dem er Ihnen die Vertragsstrafe schuldet. Wenn er Ihnen seinen Klauselvorschlag präsentiert, wird er damit versuchen, eine Vertragsstrafe „pro voller“ oder „pro beendeter Woche“ der Verspätung zu vereinbaren. Dem entgegenstehend versuchen Sie, eine Vertragsstrafe „pro Arbeits-, Werk- oder Kalendertag“ oder „pro angefangene Woche“ der Verspätung zu vereinbaren. Ihr Lieferant möchte die Vertragsstrafe so niedrig wie möglich halten. Er wird deswegen einen Höchstbetrag fordern und als Berechnungsbasis den Wert desjenigen Teiles der Gesamtlieferung vorschlagen, der verspätet erbracht wird. Der Einkauf dagegen will einen großen Höchstbetrag. Müssen Sie sich auf Prozentsätze einlassen, dürfen Sie als Berechnungsgrundlage ausschließlich dem Gesamtwert des Vertrages zustimmen.

Wichtig: Ein fester Betrag für jeden Tag des Verzuges ist einkäuferfreundlicher als Prozentsätze. Die folgende Klausel macht deutlich, dass Lieferanten versuchen, ihren gesetzlichen Anspruch auf Ersatz des Verzögerungsschadens komplett gegen die Vertragsstrafe auszutauschen: „Kommen wir mit der Lieferung in Verzug und erwächst dem Besteller daraus ein Schaden, so ist er unter Ausschluss weiterer Schadensersatzansprüche berechtigt, pro beendeter Woche des Verzuges eine Strafe von 0,5 %, höchstens aber von insgesamt 5 % vom Wert desjenigen Teiles der Gesamtlieferung zu fordern, der infolge der Verspätung nicht rechtzeitig benutzt werden kann.“

Wichtig: Solche Klauseln dürfen Sie nicht akzeptieren. Die Höhe der Vertragsstrafe kann sehr individuell ausgehandelt werden. In vielen Branchen wird die Vertragsstrafe mit 0,1 – 0,3 % der Auftragssumme pro Kalender- oder Arbeitstag bis zu einer maximalen Gesamthöhe von 5-10 % der Auftragssumme berechnet. Ein regelrechter Handelsbrauch lässt sich daraus jedoch nicht ableiten. Bei 0,1 % pro Kalendertag steigt die Vertragsstrafenkurve nur leicht an. Bei einer maximalen Höhe von 10 % des gesamten Auftragswertes würde die Vertragsstrafe erst nach 100 Kalendertagen nicht mehr ansteigen. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass Sie den vollen Vertragsstrafenbetrag erhalten. Schon bei 0,2 % pro Kalendertag steigt die Vertragsstrafenkurven doppelt so steil an. Hier wäre bereits nach 50 Tagen das Maximum erreicht. Bei einem Gesamtauftragswert von 100.000 € ist die maximale Höhe der Vertragsstrafe von 5 % beziehungsweise 10 % der Gesamtauftragssumme wie folgt erreicht: Bei 0,1 % pro Kalendertag nach 50 Tagen (100 Tagen). Bei 0,2 % pro Kalendertag nach 25 Tagen (50 Tagen). Bei 0,3 % pro Kalendertag nach 17 Tagen (34 Tagen). Bei 0,4 % pro Kalendertag nach 12,5 Tagen (25 Tagen). Bei 0,5 % pro Kalendertag nach 10 Tagen (20 Tagen).

Vertragsstrafe: 3 einkäuferfreundliche Vertragsklauseln

1. „Überschreitet der Lieferant die vertraglich vereinbarten Liefertermine, so ist er verpflichtet, eine Vertragsstrafe zu zahlen. Sie beträgt pro Kalendertag der Verspätung 500 € bis zu einer maximalen Vertragsstrafenhöhe von 10 % des gesamten Auftragswertes.“2. „Halten Sie den vereinbarten Liefertermin nicht ein, so zahlen Sie für jeden Kalendertag der Terminüberschreitung eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 % des gesamten Auftragswertes bis maximal 10 % des gesamten Auftragswertes.“

Wichtig: Diese beiden Klauseln sind auch dann gültig, wenn Ihr Lieferant wegen höherer Gewalt nicht liefert. Gegenüber Ihren Lieferanten ist es fair, wenn Sie in Ihrer Vertragsstrafen-Klausel höhere Gewalt berücksichtigen: 3. „Der Lieferant garantiert den vereinbarten Termin und akzeptiert eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 % des gesamten Auftragswertes je Kalendertag der Verzögerung bis zu 10 % des gesamten Auftragswertes. Die Vertragsstrafe wird fällig, wenn der Lieferant den vereinbarten Termin überschreitet, es sei denn, es liegt ein Fall von höherer Gewalt vor und sich der Lieferant bei ihrem Eintritt nicht bereits in Verzug befand.“ Da sich Einkäufer und Verkäufer auch prächtig über die rechtliche Definition des Begriffs „höhere Gewalt“ streiten können, ist es sinnvoll, vertraglich festzulegen, was „höhere Gewalt“ ist.

Klauselvorschlag:„Höhere Gewalt sind Kriege, innere Unruhe, Eingriffe von Staats wegen sowie Naturkatastrophen.“ Besteht Ihr Lieferant darauf, dass Sie „Naturkatastrophen“ genauer definieren, können Sie an die vorherige Klausel noch wie folgt anhängen: „... beispielsweise Hochwasser, Sturm, Erdbeben oder Brände.“

Wichtig: Auf keinen Fall aufnehmen dürfen Sie in dieser Klausel: „Unfälle, sonstige Betriebsstörungen, Ausschuss oder Verzögerungen seitens unserer Vorlieferanten.“ Auch Streiks können Sie durch eine individuelle Klausel zur höhere Gewalt erklären: „Höhere Gewalt in diesem Sinne sind auch Streiks oder Aussperrungen.“

Autor: Jens Holtmann

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