Tipp-Nr. 11: Unterzeichnung i.A. oder i.V. im Einkauf?

Antwort

Die Grundsätze über den Abschluss von Verträgen und Geschäften stehen in vielen Unternehmen in der internen „Unterschriftenregelung“. Dort werden - die Art der Unterschrift (alleine oder zusammen mit einem anderen Zeichnungsberechtigten), - die Reihenfolge mehrerer Unterschriften und - die Form der Unterschrift (Zusätze, Firmenbezeichnung, links oder rechts) festgelegt.

Für wen ein Mitarbeiter handelt, muss für Lieferanten erkennbar sein

Im Geschäftsverkehr nehmen die handelnden Personen Rechtsgeschäfte regelmäßig nicht für sich persönlich vor, sondern für ihr Unternehmen. Sie treten damit als Vertreter oder als Bote auf. Zum Ausdruck kommt dies durch Zusätze wie „ppa.“, „i. V.“ oder „i. A.“. Aber auch die einfache Unterschrift in Verbindung mit einem Briefbogen oder dem Firmenstempel bringt in der Regel hinreichend zum Ausdruck, dass der Unterzeichnende für das Unternehmen und nicht für sich selbst persönlich handeln will. Ein besonderes Problem stellt sich, wenn der Schriftverkehr im Wege der elektronischen Datenverarbeitung oder per eMail ohne eine Unterschrift oder mit einer elektronischen Unterschrift geführt wird. Auch in diesen Fällen liegt in aller Regel eine wirksame Vertretung des Unternehmens nach außen vor.

Nun die Antworten zu den 3 Fragen:

Sind diese Rechtsgeschäfte mit meiner Unterzeichnung i.A. rechtswirksam? Ja. Der Satz „Jan Müller, Firma XY GmbH, bitte liefern Sie ...“ bringt klar zum Ausdruck, dass Jan  Müller nicht für sich persönlich handelt, sondern für das Unternehmen. Welche negativen Folgen für das Unternehmen könnte im Extremfall eine solche Unterzeichnung haben? Kommt dagegen der Wille, für das Unternehmen zu handeln, „nicht erkennbar“ zum Ausdruck, ist der handelnde Mitarbeiter persönlich verpflichtet (§ 164 Abs. 2 BGB). Persönlich verantwortlich ist der unterschreibende Mitarbeiter in der Regel nicht. Probleme kann es jedoch geben, wenn er seine Kompetenzen überschreitet. Die Frage nach der persönlichen Verantwortung stellt sich vor allem bei sicherheits- und umweltrelevanten Erklärungen sowie bei Unterschriften unter Exportbescheinigungen. Neben der persönlichen Haftung und deren Absicherung geht es hier auch um die Frage der Delegation im Rahmen einer internen „Unterschriftenorganisation“. Ist diese Vollmacht für die Geschäfte die ich tätige ausreichend oder wäre ein i.V. hier zwingend notwendig? In den meisten Fällen bedarf es in der Praxis keiner ausdrücklichen Vollmachtserklärung, sondern der Mitarbeiter handelt im Rahmen seines Aufgabengebietes für die Firma, indem er unter Hinweis auf das Unternehmen Erklärungen (mündlich oder schriftlich) abgibt. Zwingend notwendig ist das Kürzel „i. V.“ daher nicht. Es ist aber sinnvoll und passt auch zum Umfang der oben genannten Dimension der einkäuferischen Tätigkeit. Nicht zu vergessen ist, mit der Erteilung einer handelsrechtlichen Vollmacht ist immer auch eine gewisse Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter verbunden.

Die Handlungsvollmacht 

Die Handlungsvollmacht (§ 54 HGB), die anders als die Prokura nicht in das Handelsregister einzutragen ist, ermächtigt zu allen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb des Handelsgewerbes gewöhnlich mit sich bringt. Ohne eine besondere Bevollmächtigung ist der Handlungsbevollmächtigte nicht zur Eingehung von Wechselverbindlichkeiten und zur Aufnahme von Darlehen sowie zur Prozessführung befugt. Die Erteilung der Handlungsvollmacht geschieht normalerweise mit einer Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten, kann aber auch durch Erklärung an einen Dritten oder durch öffentliche Bekanntmachung geschehen. Der Handlungsbevollmächtigte zeichnet mit dem Zusatz „i. V.“.

Autor: Jens Holtmann