Tipp-Nr. 4: Dienstleistungseinkauf

Antwort: Beim Einkauf von unternehmensnahen Dienstleistungen jeglicher Art lässt sich eine Menge falsch machen. Viele Fehler sind teuer, andere dagegen einfach nur ärgerlich bis unnötig, wie z. B. schlechte Leistungen/Ergebnisse des beauftragten Dienstleisters.

7 typische Fehler beim Dienstleistungseinkauf

1. Bedarfsdefinition, Anfrage, Angebotsauswertung und Vergabe nur durch die Fachabteilungen ohne Beteiligung des Einkaufs.
2. Keine existierende und unternehmenseinheitliche Einkaufsstrategie für Dienstleistungen.
3. Fehlen oder Verwechslung von Lastenheft, Pflichtenheft und Leistungsverzeichnis.
4. Mangelhafter Ausschreibungsprozess durch fehlende Standardisierung/fehlendes Fachwissen.
5. Mangelhafter Vergabeprozess.
6. Keine oder lückenhafte Verträge.
7. Keine Lieferantenbewertung für Dienstleister.

Beispiel: Beschreibung einer Reinigungs-Dienstleistung (Spezifikation) „Fußböden in den Büros der Verwaltung reinigen.“, das reicht auf keinen Fall.

Für eine vernünftige Anfrage muss viel mehr spezifiziert werden:

• Soll der Boden nass gewischt werden?
• Soll vorher gesaugt werden?
• Mit welchem Putzmittel soll gereinigt werden?
• Soll maschinell oder manuell geputzt werden?
• Soll der Boden versiegelt werden?
• In welchen Intervallen soll gereinigt werden?
• Wo genau soll wann gereinigt werden? (genaues Leistungs- und Raumverzeichnis)
• Wer reinigt? Fachkräfte?
• Entlohnungsbasis der Kräfte?
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